Die IRS Group ist die europaweit führende Gruppe in den Bereichen Smart Repair, Karosserie- und Lackreparaturen sowie Hagelschadeninstandsetzung. Das Erfolgsrezept unseres Netzwerks basiert auf dem Wir. Das zeigt sich besonders in unserer Spezialisierung darauf, alle Teile unserer Gruppe in einer einzigen, schlanken Konzernstruktur genauso zu steuern wie auch zu konsolidieren. Denn unsere gemeinsame Stärke liegt in jeder unserer Beteiligungen.
Office & Contract Administration Specialist (m/w/d)
Die IRS Group ist die europaweit führende Gruppe in den Bereichen Smart Repair, Karosserie- & Lackreparaturen sowie Hagelschadeninstandsetzung. Unser Erfolgsrezept: das „Wir“ – mit deutschlandweit 60 Werkstätten und einem starken zentralen Support aus Hamburg.
Für unseren Standort in Hamburg suchen wir Verstärkung als Office & Contract Administration Specialist (m/w/d).
Deine Aufgaben 🎯Deine Rolle bei uns
In dieser Position übernimmst Du eine zentrale Rolle in der strukturierten Organisation unserer Vertrags- und Verwaltungsprozesse. Du sorgst für Transparenz, Verlässlichkeit und eine saubere administrative Abwicklung, insbesondere im Zusammenspiel mit rechtlich relevanten Themen.
In diesem Rahmen übernimmst du unter anderem folgende Aufgaben:
- Zentrale Verwaltung, Pflege und strukturierte Ablage unserer Verträge inkl. Fristen, Laufzeiten, Kündigungen und Wiedervorlagen
- Koordination und Nachverfolgung von Vertragsprüfungen in Abstimmung mit internen Fachbereichen sowie externen Ansprechpersonen
- Sicherstellung einer transparenten Fristenkontrolle und Dokumentation
- Administrative Betreuung rechtlicher Sachverhalte (z. B. Korrespondenz, Unterlagenzusammenstellung, Statusverfolgung – keine Rechtsberatung)
- Koordination von Inkasso-Themen in enger Zusammenarbeit mit der Debitorenbuchhaltung
- Unterstützung bei HR-nahen rechtlichen und administrativen Themen
- Vorbereitung von Vollmachten, Beschlüssen und anderen formalen Unterlagen
- Verantwortung für Gewerbean-, -ab- und -ummeldungen inkl. Dokumentation
- Koordination und Qualitätssicherung bei Ordnungswidrigkeitsthemen
- Mitarbeit und eigenständige Übernahme administrativer Teilprojekte (z. B. Prozesse, Dokumentation, Organisation)
- Fachliche Koordination von Zuarbeit aus dem Office Support
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als
- Kaufleute für Büromanagement (m/w/d)
- Rechtsanwaltsfachangestellte (m/w/d)
- oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erste bis mehrjährige Erfahrung in der Vertragsverwaltung, Fristenkontrolle, Dokumentenmanagement oder vergleichbarer Administration
- Idealerweise Erfahrung im Umgang mit formal oder rechtlich relevanten Themen
- Sehr strukturierte, präzise und eigenständige Arbeitsweise
- Hohes Verantwortungsbewusstsein sowie Diskretion
- Schnelle Auffassungsgabe und gutes Organisationsvermögen
- Kommunikationsstärke und Freude an der Arbeit mit unterschiedlichen Schnittstellen
- Versierter Umgang mit MS Office, digitalen Tools und KI-Anwendungen zur strukturierten und effizienten Arbeitsweise
- Eine vielseitige Rolle mit breitem Einblick in Vertragsmanagement und Office-Organisation
- Die Möglichkeit, Vertrags- und Verwaltungsthemen nicht nur abzuarbeiten, sondern professionell zu strukturieren und weiterzuentwickeln
- Ein fortschrittliches Arbeitsumfeld, das digitale Lösungen und KI‑gestützte Tools nutzt, um Arbeitsabläufe kontinuierlich zu optimieren und Transparenz sowie Effizienz zu steigern
- Ein dynamisches Unternehmensumfeld mit kurzen Wegen und praktischer Umsetzung
- Ein Standort in Hamburg mit direkter Schnittstelle zu Verwaltung, operativen Bereichen und externen Ansprechpersonen
- Faires Gehalt & 30 Tage Urlaub
- Entwicklungsmöglichkeiten & Arbeitsplatzsicherheit in einem wachsenden Konzern
- Corporate Benefits – bis zu 50 % Rabatt bei über 1.500 Marken
- Company Bike
Interessiert? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung!
📧 Einfach über den Button "Online bewerben"
📱 oder in nur 2 Minuten per WhatsApp.
IRS Karosserie & Lack GmbH
Eidelstedter Platz 18
22523 Hamburg
